Bijna elk vakbedrijf gebruikt al software. Meestal een mix van een boekhoudpakket, een offerteprogramma en wat losse apps. Op een gegeven moment knelt dat, en dan komt de vraag: ga ik een groter standaardpakket nemen, of laat ik iets op maat bouwen? Om dat goed af te wegen, moet je eerst weten wat je vergelijkt.
Wat bedoelen we met standaard SaaS?
Standaard SaaS is kant-en-klare software die voor duizenden bedrijven tegelijk is gemaakt. Je neemt een abonnement en gebruikt het zoals het is. Voorbeelden die vakmensen vaak tegenkomen:
- Snelstart, Moneybird en e-Boekhouden, sterk in boekhouding en facturatie
- Bouw7 en Bouwmatch, branchesoftware gericht op de bouw, met offertes en projecten
- Mr. Build en vergelijkbare pakketten, projectbeheer en calculatie voor aannemers
- Losse werkbon-, planning- en urenregistratie-apps die je erbij koppelt
Stuk voor stuk degelijke producten. Het punt is niet dat ze slecht zijn, het is dat ze generiek zijn. Ze moeten voor iedereen werken, dus ze werken voor niemand precies.
De voordelen van standaardpakketten
- Lage instapkosten en vaak een gratis proefperiode
- Direct te gebruiken, geen ontwikkeltraject
- Grote leverancier met een vast ontwikkelteam achter zich
- Veel integraties met bekende boekhoud- en betaalsystemen
Voor een startend of klein bedrijf met een eenvoudig proces is dat vaak genoeg. Begin daar gerust mee, overengineeren heeft geen zin.
Waar standaardpakketten gaan knellen
Naarmate je groeit, ga je je aanpassen aan de software in plaats van andersom. Dat uit zich op een paar manieren:
- Je werkproces moet zich plooien naar de schermen en stappen van het pakket
- Kosten per gebruiker of per module lopen op zodra je team groeit
- Voor wat het pakket níét doet, koppel je weer losse tools, en zit je terug bij versnippering
- Functies die jouw vak echt nodig heeft (kleurnummers, KNMI-planning, VCA-archief, kentekenhistorie) zitten er niet in
- Je data zit vast in hún systeem; exporteren of overstappen is lastig
Bij standaard SaaS pas jij je aan de software aan. Bij maatwerk past de software zich aan jou aan.
Wat 'op maat' écht betekent (en wat niet)
Maatwerk betekent niet 'alles vanaf nul en eindeloos duur'. Het betekent een dashboard dat is opgebouwd rond jóúw werkproces: alleen de functies die je gebruikt, in de volgorde waarop jij werkt, gekoppeld aan de boekhouding die je al hebt. Geen overbodige modules, geen afrekening per gebruiker, en je bent eigenaar van je eigen data.
Wanneer kies je standaard, wanneer op maat?
Een simpele vuistregel:
- Kies standaard als je proces eenvoudig en standaard is, je team klein blijft, en je vooral boekhouding/facturatie nodig hebt
- Kies op maat als je een eigen werkwijze hebt, met meerdere mensen/ploegen werkt, en steeds meer losse tools aan elkaar zit te knopen
- Twijfel je? Tel de tijd op die nu weglekt aan overtypen tussen systemen. Boven een paar uur per week verdient maatwerk zich snel terug
De verborgen kosten van standaard
Op papier is een standaardabonnement goedkoper. Maar tel de echte kosten op: licenties per gebruiker, losse koppeltools, en vooral de uren die je team kwijt is aan handwerk dat het pakket niet automatiseert. Die verborgen kosten zijn meestal vele malen groter dan de abonnementsprijs.
Nr1LevelUp zit bewust in het maatwerk-segment, maar dan met een transparante prijs: vanaf €1499 eenmalig en €195 per maand, onbeperkt aantal gebruikers, alle features inbegrepen. Voor dat bedrag krijg je een dashboard dat volledig op jouw werkwijze is gebouwd, met alleen de knoppen die je gebruikt en zonder ingewikkeld systeem. Geen afrekening per stoel, en je data is altijd van jou. Zo krijg je de precisie van maatwerk zonder de onvoorspelbaarheid die mensen er meestal bij verwachten.